Річний звіт естонської компанії: термін 30 червня, штрафи, хто підписує

Правління подає затверджений річний звіт (majandusaasta aruanne) до Комерційного реєстру (e-äriregister) протягом шести місяців після закінчення фінансового року. Для компаній з календарним фінансовим роком звіт за 2025 рік треба було подати до 30 червня 2026 року, за 2026 рік – до 30 червня 2027 року. Обов'язок не залежить від обороту: компанія без жодної операції подає нульовий звіт у той самий строк. Перший фінансовий рік нової компанії може бути коротшим або довшим за 12 місяців, але не більше 18 місяців.

З 1 лютого 2023 року нагляд реєстру регулює окремий Закон про Комерційний реєстр (Äriregistri seadus), і за прострочення настають реальні санкції:

• Попередження з новим строком – реєстр призначає строк для подання звіту під загрозою виключення і може надіслати таке попередження автоматично одразу після спливу законного строку.
• Штраф – до 3 200 євро, причому його можна накласти і на компанію, і на члена правління особисто, без попередження. Штраф можна повторювати до подання звіту.
• Примусове виключення з реєстру – якщо звіт не подано у строк із попередження і від законного строку минуло щонайменше три місяці, компанію можуть виключити. Поновитися можна протягом трьох років: подати пропущені звіти та рішення учасників про поновлення в реєстрі.

Для банків прострочений звіт – часта причина KYC-запиту: статус компанії в реєстрі загальнодоступний, і банк його бачить.

• Складає правління. Підписує щонайменше один член правління – електронно на порталі реєстру.
• Затверджують учасники – рішенням загальних зборів або єдиного учасника. Правління подає затверджений звіт разом із пропозицією щодо розподілу прибутку або покриття збитку.
• Присяжний аудитор (vandeaudiitor) – якщо компанія перевищує пороги аудиту або огляду (див. нижче).

Підписати звіт на порталі можна лише естонським засобом eID: ID-карткою (зокрема цифровим посвідченням е-резидента), Mobile-ID або Smart-ID. Директору без них підійдуть два рішення: оформити е-резидентство (рішення ухвалюють протягом 30 днів, ще 2-5 тижнів картка йде до пункту видачі) або подати звіт через нотаріуса.

Обов'язковий аудит виникає, якщо показники звітного року перевищують два з трьох критеріїв: виручка 5 млн євро, активи 2,5 млн євро, 50 працівників – або хоча б один із підвищених: виручка 15 млн євро, активи 7,5 млн євро, 180 працівників. Обов'язковий огляд (ülevaatus, полегшена форма) – за двох із трьох: виручка 2 млн євро, активи 1 млн євро, 24 працівники – або за одного з підвищених: виручка 6 млн євро, активи 3 млн євро, 72 працівники. Більшість невеликих компаній під пороги не потрапляє, але за швидкого зростання варто перевіряти їх щороку.

Реєстр переходить на звіти на основі даних: замість ручного введення дані звіту передаються безпосередньо з облікової програми. Перевірте, чи підтримує ваша програма таке вивантаження.

• Немає документів за рік – компанія «вела облік у голові». Відновлення обліку коштує дорожче, ніж рік ведення.
• Позики засновнику не оформлені – у звіті їх видно, і Податково-митний департамент Естонії (Maksu- ja Tolliamet, MTA) ставить запитання: позика учаснику може оподатковуватися податком на доходи як прихований розподіл прибутку.
• Чисті активи менші за половину статутного капіталу – учасники зобов'язані ухвалити рішення: зменшити або збільшити капітал, ужити інших заходів, ліквідувати компанію або подати заяву про банкрутство. Ігнорування загрожує членам правління особистою відповідальністю перед компанією за завдану шкоду.